El conocimiento representa uno de los mayores activos de las
organizaciones actuales. Constituyendo la clave para llevar a cabo con
eficiencia los diferentes procesos que tienen lugar dentro de nuestra
organización. A pesar de que existe conciencia generalizada del valor
que entraña este activo, aún queda mucho por hacer para preservarlo,
mantenerlo y transmitirlo en nuestras organizaciones.
Un primer paso para mantener este conocimiento consiste en tomar
conciencia de nuestras propias actitudes hacia su preservación y
mantenimiento. Un primer aspecto que nos podría proporcionar información
en este sentido sería responder a la pregunta “¿Cómo preservamos el
conocimiento en nuestra organización?”. Una vez que hemos adquirido un
conocimiento determinado y de carácter valioso para nuestra práctica
profesional, seguramente lo almacenamos en nuestra memoria y lo
mantendremos ahí hasta que llegue el momento de volver a utilizarlo. Si
no desarrollamos algún sistema para hacer explícito este conocimiento y
compartirlo con otras personas, este conocimiento se perderá en el
momento en que abandonemos la organización. Quizá esta sea una de las
situaciones que más se repiten hoy en día en nuestras empresas, personas
que a lo largo de su práctica profesional han ido adquiriendo
conocimientos, que no logran transmitir a la organización y al momento
de marcharse se los llevan consigo. Esta situación genera una de las
mayores fugas de conocimiento traduciéndose en una doble pérdida para la
organización ya que no sólo se trata del conocimiento que se ha escapado
sino de la nueva inversión que se tendrá que hacer para que la persona
que recién se incorpora obtenga un nivel de conocimiento que le permita
desarrollar las competencias de aquél que le ha precedido.
¿No sería todo más fácil si contásemos con sistemas que nos
facilitaran compartir este conocimiento, con herramientas que
permitiesen hacer explícito ese conocimiento tácito al que sólo se llega
después de una gran inversión de recursos personales y
organizacionales?. No tendríamos que invertir tanto tiempo y esfuerzo en
inventar lo ya inventado, pudiendo enfocar esos recursos a lo que
verdaderamente requiere nuestra atención.
Un segundo cuestionamiento que puede ser de gran utilidad para
conocer nuestra actitud hacia la preservación del conocimiento en la
organización sería ¿en que medida hacemos explícito el
conocimiento tácito que vamos adquiriendo a partir de nuestra práctica
profesional?, ¿cómo podemos hacerlo de una forma sencilla y realista
tomando en cuenta las limitaciones de tiempo a las que todos nos
enfrentamos?.
Se trata de potenciar flujos de conocimiento útiles para el
desempeño efectivo de nuestra práctica profesional. Una forma de
afrontar esta situación podría ser a través de las denominadas
“comunidades de práctica” (Comunities of Practices) que permiten
compartir el conocimiento con otros aprovechando las ventajas que nos
proporcionan las nuevas tecnologías. Se trata de reunir a personas
con intereses acerca de un campo específico para compartir sus
conocimientos en torno a una serie de temáticas y cuestiones de carácter
fundamental. Debido a que el desarrollo de estas comunidades depende de
la utilización de nuevas tecnologías es posible sacar ventaja de las
principales bondades de la virtualidad, tales como entrar en contacto
con personas expertas en la materia de nuestro interés con la cuál de
otra forma no habría sido posible interactuar, ya que pueden encontrarse
a muchos kilómetros de distancia de nosotros.
Este tipo de comunidades pueden tener diferentes grados de
alcance, puede ser únicamente a nivel de un equipo o área organizacional
o incluso trascender las fronteras organizacionales y unir a varios
profesionales de una misma área o de diferentes áreas pero con un
interés común. Otra ventaja relacionada con su carácter virtual radica
en que cada uno puede acceder a la comunidad en el momento que mejor le
convenga y dedicar a ello el tiempo del que disponga, eliminando la
desventajas que pueden tener las reuniones para las que es necesaria
presencia física y cumplir con un horario específico. La comunidad puede
dedicar sesiones monográficas para tratar diferentes temáticas para
todos los interesados o responder a las necesidades que los miembros de
la comunidad suelen plantear. No existen reglas fijas, todo dependen de
las necesidades y características del grupo que la integre y son ellos
mismos quienes las configuran en cuanto a su forma y carácter.
Las “comunidades de práctica” nos permiten resolver en cierta
forma el tema de transmisión del conocimiento. Sin embargo sigue
quedando pendiente su preservación, para ello la respuesta más efectiva
consiste en la documentación de procesos y prácticas. Si se decide optar
por ésta opción es importante tener en cuenta la estructura que tendrán
estos documentos para que sean claros, comprensibles, contengan toda la
información relevante y sean accesibles para cualquiera que quiera o
necesite consultarlo. Finalmente habría que diseñar una estrategia que
garantice la fluidez de ese conocimiento, para que adquiera un carácter
dinámico y pueda enriquecerse con el conocimiento de todos los que
puedan tener acceso a él.
Cuantas veces hemos descubierto una nueva tecnología, una nueva
herramienta, un nuevo enfoque que facilita nuestra gestión y nos permite
hacer aportaciones mas valiosas ya sea en cuanto a calidad, ahorro de
tiempo y simplicidad con que lograr un objetivo.
Todo sería más sencillo si cada uno de nosotros tuviésemos esa
actitud de compartir y preservar el propio conocimiento. Mucho se ha
hablado del trabajo en equipo y existe amplia evidencia de las
implicaciones tan positivas que tienen de cara a la obtención de
resultados para la organización. Sin embargo, cada vez se habla más de
la complejidad organizacional y la importancia de visualizar a la
empresa como un todo. Por ello va siendo tiempo de tener una visión más
amplia que permita trascender al trabajo en equipo y nos permita
potenciar el desarrollo de redes de colaboración que agrupe a varios
equipos o unidades de la organización.
Cada vez más, es necesario visualizar a la organización como un
todo, ya que la tendencia ha sido a fragmentar y a considerar las
múltiples áreas como unidades especializadas y hasta cierto punto
independientes a pesar de que el trabajo de todas se orienta a alcanzar
los objetivos de la organización. Sin embargo este tipo de
organización únicamente se cumple en los organigramas. En la práctica
estas unidades se encuentran muy interrelacionadas y el conocimiento y
prácticas que son efectivas en una pueden ser transferidas a otras.
Es tiempo de mostrar apertura, de compartir conocimiento y de
estar receptivo a adquirir nuevos conocimientos. Desde nuestra formación
básica nos han enseñado a parcelar nuestro conocimiento organizándolo
por áreas, ello con el único fin de facilitar nuestro aprendizaje. Tal
pareciera que esta es la mejor manera de aprender. Sin embargo esto sólo
atiende a fines pedagógicos, ya que la realidad no se organiza de esta
manera, por el contrario entre las distintas disciplinas existen
múltiples y complejas interrelaciones. Lo mismo existe en nuestras
organizaciones, en la medida en que seamos capaces de generar un diálogo
entre las distintas áreas, identificando los puntos en común, podremos
compartir conocimiento y facilitar la fluidez de los procesos en nuestra
organización. ¡Busquemos el diálogo entre las diferentes áreas de la
organización y preservemos así el conocimiento que tenemos en
nuestras empresas!.
